Política de protección de datos personales Hanna Slim

1. Hanna Slim en cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 y la Ley 1273 de 2009, que regula la recolección y tratamiento de los datos de carácter personal y establece las garantías legales que deben cumplir todas las personas en Colombia para el debido tratamiento de dicha información, da a conocer los lineamientos y procedimientos que desarrollará para garantizar la seguridad y tratamiento de la información en los datos personales que recolectará a partir de sus canales digitales, definiéndose estos como página web y redes sociales. Hanna Slim continuará trabajando para establecer sus demás lineamientos en cuanto la información de sus empleados, proveedores, terceros, entre otros. Estos se darán a conocer en este mismo documento una vez que sean revisados y aprobados por el representante legal de Hanna Slim.

2. Para dar cumplimiento a las disposiciones legales mencionadas, se expide la Norma que se consigna a continuación:

ARTÍCULO 1. DEFINICIONES

• Base de datos personales: es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
• Base de datos automatizada: es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.
• Base de datos no automatizada: es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.
• Cesión de datos: tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.
• Custodio de la base de datos: es la persona natural que tiene bajo su custodia la base de datos personales al interior de la organización.
• Dato personal: es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.
• Dato personal sensible: es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.
• Encargado del tratamiento: es la persona física o jurídica, autoridad pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Fuentes accesibles al público: se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contra prestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley. Tendrán esta condición los medios de comunicación impresos, diario oficial y demás medios de comunicación.
• Habeas Data: derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se trate en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
• Procedimiento de análisis y creación de información: es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.
• Procedimiento de disociación: hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.
• Principios para el tratamiento de datos: son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.
• Propietario de la base de datos: en los procesos de negocios de Hanna Slim, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de los mismos, los gestiona y los tiene bajo su control.
• Responsable del tratamiento: es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.
• Titular del dato personal: es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.
• Tratamiento de datos: cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.
• Usuario: es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.
• Violación de datos personales. Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es el siguiente:»El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes»

Artículo 2. Objeto.

Mediante la presente Norma se adoptan y establecen las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por Hanna Slim en desarrollo de su objeto social bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

Las reglas contenidas en esta Norma se expiden en cumplimiento al Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto al ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en Hanna Slim y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

Artículo 3. ámbito de aplicación.

Las disposiciones contenidas en esta Norma se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

Los principios y disposiciones contenidos en esta Norma de seguridad de la información de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de Hanna Slim, bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.
Todos los procesos organizacionales de Hanna Slim que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta Norma.

Artículo 4. Destinatarios.

La presente Norma se aplicará a:
4.1. Representante legal.
4.2. Personal interno de Hanna Slim, directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

Artículo 5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales.

La protección de datos de carácter personal en Hanna Slim estará sometida a los siguientes principios o reglas fundamentales con base en las cuales se determinarán los procesos internos relacionados con el tratamiento de datos personales; tales principios se interpretarán de manera armónica, integral y sistemática para resolver los conflictos que se susciten en esta materia; son principios aplicables a estos Normas, los consagrados en normas internacionales, en la leyes colombianas y en la jurisprudencia de la Corte Constitucional que ha desarrollado los derechos fundamentales vinculados a los datos de carácter personal además de los siguientes.

5.1. Consentimiento informado o principio de libertad.

El tratamiento de datos personales al interior de Hanna Slim, sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

5.2. Legalidad.

El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de la Ley 1581 de 2012 deben sujetarse a lo dispuesto en ella.

5.3. Finalidad del dato.

El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento.

5.4. Calidad o veracidad del dato.

Los datos de carácter personal recolectados por Hanna Slim deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error.

5.5. Transparencia.

En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

5.6. Pertinencia del dato.

Teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.Los datos personales que obtenga Hanna Slim deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos,

5.7. Acceso y circulación restringida.

Los datos personales que recolecta o trate Hanna Slim serán usados solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, trasladados, cedidos ni comunicados a terceros.
Los datos personales bajo custodia de Hanna Slim no podrán estar disponibles en internet o en otros canales, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, con el objetivo de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.

5.8. Temporalidad del dato.

Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, Hanna Slim deberá suspender el usos de estos datos
Hanna Slim dentro de los lineamientos que están pendientes por definirse en cuanto a sus empleados, proveedores, terceros, entre otros, adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales. Hanna Slim, también tendrá en cuenta conforme la clasificación de los datos personales, las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo, aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.9. Confidencialidad.

Hanna Slim y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de estos datos, obligación que que deberá mantenerse aún finalizada la relación contractual.

5.11. Deber de información.

Hanna Slim informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, de los lineamientos y finalidad de la protección de datos establecidos por Hanna Slim. También Informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

5.12. Protección especial de datos sensibles.

Hanna Slim sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual y/o de negocios, o bien provenga de autorización legal. La información personal de carácter sensible que se pueda obtener de un proceso de selección de personal será protegida a través de las medidas de seguridad que Hanna Slim llegue a implementar para estos casos.

Artículo 6. Derechos de los titulares de los datos.

Los titulares de los datos tendrán derecho de consultar a Hanna Slim la forma en cómo se administran y tratan sus datos, esto no tendra ningun costo para el titular.

6.1. Derecho de acceso.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

6.2. Derecho de actualización.

Este derecho le permite al titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

6.3. Derecho de rectificación.

Este derecho le permite al titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

6.4. Derecho de cancelación.

Este derecho le permite al titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

6.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento.

El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a Hanna Slim para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley o contractualmente pactados en contrario.

6.6. Derecho de oposición.

Este derecho comprende la facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular.

6.7. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones.

El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a Hanna Slim conforme a la ley 1581 de 2012.

6.8. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos.

En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en Hanna Slim.
De manera excepcional, esta autorización no será requerida en los siguientes casos:

6.8.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
6.8.2. Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
6.8.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
6.8.4. Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
6.8.5. Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.
En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

Artículo 7. Deberes de los destinatarios de esta norma respecto de las bases de datos de carácter personal cuando ostenten la calidad de responsables y encargados.

7.1. Deberes para los responsables del tratamiento.

Hanna Slim o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

A. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

B) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente Norma, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

C) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

D) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

E) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

F) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

G) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

H) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

I) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

J) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.

K) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Hanna Slim prontamente desarrollará este documento para dar respuesta oportuna a este numeral.

L) Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

M) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

N) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

O) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.2. Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.

Cuando Hanna Slim o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su responsabilidad, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

A) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

B) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

C) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

D) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

E) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en este Norma y en la ley.

F) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. Hanna Slim cumple con dicha obligación a través de la adopción de la presente Norma.

G) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.

H) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

I) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.

J) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

K) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

L) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7.3. Deberes comunes de responsables y encargados del tratamiento.

Además Hanna Slim y cualquier otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes cualquiera que sea su condición:

A) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata Hanna Slim.

B) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las base de datos que contengan datos personales. Tener en cuenta el documento o procedimiento que Hanna elaborará para tal fin.

C) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales. Tener en cuenta el documento o procedimiento que Hanna elaborará para tal fin.

D) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta Norma por parte de los destinatarios de la misma.

E) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.

F) Aplicar esta Norma sobre protección de datos personales en armonía con la “Política de Seguridad de la Información”.

G) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.

H) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.

I) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales. Hanna Slim desarrollará este documento o procedimiento para tal fin.

J) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

Artículo 8. Procedimiento de habeas data para el ejercicio de los derechos de información, acceso, actualización, rectificacion, cancelacion y oposicion.

En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, Hanna Slim adopta el siguiente procedimiento:

8.1. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de su identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

8.2. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. La solicitud de ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigirse a la dirección principal o al correo electrónico habilitado por Hanna para el ejercicio del Hábeas Data. Como también Hanna Slim podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

8.3. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

8.3.1. Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.

8.3.2. Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición al tratamiento y/o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que Hanna Slim proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.

8.3.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

8.3.4. Documentos que soportan la solicitud, de ser el caso.

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, Hanna Slim así lo comunicará al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud. Hanna Slim podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, Hanna Slim indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos (PQR) se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “reclamo por Habeas Data en trámite” y “reclamo por Habeas Data resuelto”.

Hanna Slim, cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En estos mismos plazos se pronunciará Hanna Slim cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informarán al interesado por los medios suministrados los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.

Hanna Slim documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes.

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

Artículo 9. Temporalidad del dato personal.

En el tratamiento de datos personales que efectúa Hanna Slim, la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, Hanna Slim procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

Artículo 10. Medidas de seguridad.

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta Norma, Hanna Slim adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados. En desarrollo del principio de seguridad de los datos personales, Hanna Slim adoptará una directriz general sobre estas medidas, que serán obligatorias por parte de los destinatarios de esta norma.

Articulo 11. Procedimientos y sanciones.

Hanna Slim comunica a los destinatarios de esta Norma el régimen de sanciones previsto por la Ley 1581 de 2012 en su Artículo 23, que materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

“ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

“a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

“b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

“c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

“d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata al Asesor Jurídico de Hanna Slim, con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012 antes descritas.

Consecuencia de los riesgos que asume Hanna Slim bien en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta norma por parte de sus destinatarios dará lugar a las sanciones y/o medidas contempladas en las normas aplicables.

Artículo 12. Entrega de datos personales a autoridades.

Cuando las autoridades del Estado soliciten a Hanna Slim el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riesgos que conlleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.

Artículo 13. Restricciones en el uso de este norma.

Esta política de protección de datos personales es de uso exclusivo de Hanna Slim, y por la cual está prohibida su copia, reproducción, distribución, publicación, traducción y cualquiera otro uso por persona distinta a Hanna Slim.